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Agendar las actividades previas a las vacaciones
Que el dinero no se acabe en vacaciones
Ventajas y desventajas de cada opción deben ser analizadas
EDH - Zona Empleo
El primer período de asueto nacional está a unas semanas. Unas buenas vacaciones requieren cierta planificación para disfrutar el descanso, además de que la pausa en el trabajo no genere más estrés del necesario.
La Semana Santa iniciará a finales del mes de marzo. Tan solo unas cuantas semanas nos separan de una de las celebraciones cristianas más importantes y del primer periodo de asueto nacional. Un descanso muy esperado por muchas personas.
Agendar las actividades previas a las vacaciones
Aunque un mes puede parecer mucho tiempo, en el trabajo este suele acortarse y tomar por sorpresa a algunos. Sin que se percaten, se pueden encontrar a dos días del inicio de vacaciones y con muchas tareas pendientes. En algunos casos, incluso se debe sacrificar un par de días del descanso para terminar y dejar en orden muchas cosas.
Para que esto no suceda es muy importante realizar una buena organización del tiempo, para que, en la medida de lo posible, no quede nada pendiente en el lugar de trabajo. También para que el tiempo de descanso permita hacer actividades de recreación, sin que el bolsillo familiar se resienta por un gasto descontrolado.
En el trabajo es útil crear un cronograma que tenga como fecha límite el penúltimo día de actividades. Con ese cierre, se puede calendarizar la entrega de reportes, consolidación de cuentas, entrega de productos, notificaciones y acciones que sean necesarias.
Los avisos
Lo primero de todo es notificar a todas las personas involucradas las fechas en las que no se trabajará, ya sea que el descanso es por asueto nacional y, sobre todo, si se trata de las vacaciones particulares. Esto permite poner sobre aviso a colaboradores, clientes, subordinados y otros, sobre la ausencia en el trabajo. De esta forma ellos podrán planificar las actividades que deben realizar antes de las vacaciones: pedidos, entregas, reportes, trámites, reuniones, traslados.
Uno de los peores escenarios es que un cliente llame por la tarde, pero su solicitud no se pueda atender ya que todos los empleados están por salir a vacaciones. Esto puede evitarse simplemente con un oportuno aviso y con planificación.
El cronograma
Dentro del cronograma de trabajo se deben crear categorías de actividades, dando prioridad a aquellas que se pueden completar en un corto tiempo y que son responsabilidad propia.
En el caso de tareas que dependen del trabajo de otras personas, se debe buscar la forma de agilizarlas, sin entorpecer la productividad de terceros. Para ello, hay que mantener una clara y fluida comunicación, solicitando los elementos que están pendientes y definiendo fechas para entrega. En todo caso la opción es definir un punto y día de avance, para que sea posible retomar tras las vacaciones.
Luego están las actividades que por su complejidad o tamaño no es posible terminar en unas semanas. Conforme pasan los días y se coordina con los colaboradores, es necesario revisar las metas y fechas del cronograma para tener un buen cumplimiento.
Puede ocurrir que surjan improvistos, quizá una reunión o que alguien solicite un reporte de la actividad trimestral. Si las actividades no son urgentes, el trabajo se puede posponer por unos días, para enfocarse en aquellas tareas imprescindibles o que se pueden finalizar con mayor agilidad.
Agenda para regresar
Una de las utilidades de hacer y cumplir, un cronograma es que se puede controlar la cantidad de tareas pendientes y el nivel de avance que tienen, de esta forma uno puede coordinar qué hará primero al regresar al trabajo o a quién contactará.
Es importante que la agenda de actividades a retomar sea escrita, aparte del cronograma ya cumplido. El documento se debe guardar en un lugar de fácil acceso y que se pueda recordar: la pantalla principal de la computadora, la gaveta con las herramientas de trabajo y otros. Si es posible, una copia se puede llevar para guardarla en el hogar.
El espacio de trabajo
Justo el día de salida se debe tener cuidado con las herramientas y el espacio de trabajo. Aunque no se utilizará durante un tiempo, el material puede dañarse por el polvo, humedad u otros factores.
Unas horas antes de salir a vacaciones es necesario proteger todo el equipo electrónico con fundas o plástico, teniendo el cuidado de desconectar todos los aparatos. Lo mismo aplica para las herramientas, ya sean de oficina, trabajo pesado u otros, las cuales se deben limpiar y guardar en sus respectivos espacios.
También se debe verificar que las ventanas, puertas y otras cerraduras estén debidamente aseguradas, para evitar sorpresas por la criminalidad. Con todo esto previsto y hecho, es más fácil despegarse del trabajo y dedicarse a disfrutar el descanso en compañía de la familia y los amigos.
Que el dinero no se acabe en vacaciones
En viajes y actividades de tiempo libre las personas desean disfrutar, relajarse y olvidar las tensiones laborales. Sin embargo, al dejarse llevar demasiado, se puede cumplir el dicho “después del gusto el susto”, al tener que regresar al trabajo con poco dinero.
Para que esto no ocurra, basta con hacer un ejercicio previo de planificación, creando un presupuesto general para las vacaciones, ya sea en familia o con amigos. El ideal es ahorrar durante algunos meses para disfrutar de un descanso con holgura. Si esto no es posible, aún se puede planear un gasto controlado para evitar sorpresas.
Al armar el presupuesto hay que partir del dinero que se tiene disponible. No importa si uno sobreestima el efectivo a usar, peor sería enfrentar un imprevisto sin nada de efectivo. Luego hay que planear las actividades o viajes que se realizarán. A partir de ahí se pueden considerar gastos de traslado, ingreso, comida y otros.
La distancia es un elemento que puede permitir el ahorro. Se puede considerar qué implica más gastos dependiendo de los planes de vacación. Una opción es realizar distintas actividades en viajes cortos, regresando a casa cada día. Otra, es encontrar un hospedaje si la salida será a un sitio alejado o por varios días.
Ventajas y desventajas de cada opción deben ser analizadas
Revisar el equipaje es una buena idea para mantener controlados los gastos. ¿Es necesario llevar cambios de ropa o artículos de aseo personal? Si el viaje es muy corto quizá no. En cambio, medicinas, agua y algunas golosinas sí pueden ser necesarias para evitar gastar durante la vacación, quizá se encuentre con precios altos en las zonas turísticas.
El vehículo también es una fuente para el ahorro. Es necesario revisar todos los sistemas, el aceite, el refrigerante, el estado de frenos y las llantas. Además de corroborar la seguridad, uno puede arreglar cualquier desperfecto que tenga, en lugar de tener que gastar en grúas o reparaciones imprevistas en el camino.
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