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Importancia de las capacitaciones en el sector apoyo de oficina
Habilidades y beneficios adquiridos mediante las capacitaciones
En El Salvador existe una diversidad de compañías que se encargan de realizar diferentes actividades para el buen funcionamiento de las mismas. Es decir que hay un alto porcentaje de convenios entre compañías para mejorar los niveles de producción y/o entrega de servicios. Instituciones capacitadoras, por ejemplo, tienen mucha influencia en el crecimiento económico de las diferentes empresas que la solicitan. A causa de la sub contratación (es decir que una empresa contrata a otra para realizar una actividad o labor extra) el flujo económico es bastante volátil y, así, se logran generar una gran cantidad de empleos para las personas que se desenvuelven en las compañías capacitadoras.
Importancia de las capacitaciones en el sector apoyo de oficina
Si se toma en cuenta el tema de las capacitaciones en general, se debe mencionar que han tenido un aumento importante en el ejercicio de esta labor. En el caso específico de apoyo de oficina, las capacitación han aumentado un 1,5 por ciento con respecto a lo reflejado en el año 2011 que fue de un 0, 7 por ciento de las capacitaciones que se realizaban dentro de las instituciones. Por otro lado, el apoyo de oficina es un sector que ha logrado formalizarse en los últimos años.
En El Salvador, por ejemplo, existe una organización denominada ASES (Asociación de Asistentes y Secretarias Ejecutivas Salvadoreñas) que se especializa en ofertar el trabajo de asistentes y secretarias en el país. Así, esta compañía no solo brinda servicios para ofrecer y preparar en su institución a personal para que puedan ser reclutados por otras empresas que lo solicitan. Si no, además, se encargan de brindar capacitaciones a las personas que se desenvuelven en esta labor en el sector de apoyo de oficina. Gracias a esto, en el año 2011, se logró generar un aumento de más de 300 plazas para personas, en su mayoría mujeres, que se desempeñan como asistentes o secretarias administrativas.
En primer lugar, se debe dejar claro cuál es la función principal de una capacitación dentro de una institución. Muchos expertos mencionan que las capacitaciones se deben volver necesarias cada cierto tiempo, ya que estas contribuyen a actualizar al personal sobre la dinámica de trabajo o el conocimiento teórico de una rama en específica. Además, contribuye al funcionamiento eficiente de un departamento o sector que, como resultado final, va a contribuir a mejora y hacer crecer la producción, tanto a nivel económico como en general. Es por esto que se deben implementar este tipo de herramientas cada cierto tiempo.
En el sector apoyo de oficina se pueden realizar dos tipos de capacitaciones, una personalizada y otra a nivel general. Ambas estrategias van dirigidas a lo mismo, sin embargo, la implementación de una o la otra va a depender a cuál de las ramas se decide capacitar. No obstante, alguno de los cargos que, según los expertos mencionan, se pueden capacitar de manera individual son los siguientes:
•Asistentes de oficina
•Secretarias ejecutivas
•Recepcionistas de la empresa
•Secretaria de Área
•Secretaria de Gerencias
Estos cargos son los que más cercanía a cargos de directivos pueden tener, por lo cual, se deben o pueden capacitar de una forma más personalizada, ya que así se logra más eficacia en los mecanismos que los capacitadores emplean. En áreas como seguridad, mensajeros, digitadores o cobradores la capacitación puede hacerse conjunta, ya que las tareas pueden ser mejor asimiladas a partir del trabajo en conjunto.
Habilidades y beneficios adquiridos mediante las capacitaciones
Por otro lado, además de mejorar las capacidades para el buen funcionamiento de un área de una empresa, las capacitaciones ayudan a fortalecer características de los trabajadores que, además de contribuir a nivel general, ayudan a un crecimiento laboral individual. Es por esto, que las capacitaciones siempre son muy útiles, tanto para las personas como para las instituciones, ya que ambos tienen beneficios tangibles e importantes en la mecánica laboral. A continuación podrás encontrar cuáles son algunas habilidades que se mejoran en una capacitación para el sector de apoyo de oficina:
•Eficiencia en el manejo de programas de computación
•Organización en las labores diarias que se desempeñan dentro de las empresas
•Reducción de horas de trabajo y mayor eficacia en los métodos laborales establecidos
•Planeación de actividades a lo largo del año laboral
•Manejo de personal (solo se da en el caso de que tengan a trabajadores bajo su mandato)
Autor: Tecoloco El Salvador
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