Comportamientos que desfavorecen el protocolo

 

Tanto en oficinas públicas como privadas es hasta cierto punto común observar colaboradoras que se maquillan en sus escritorios, compañeros que escuchan música con volumen alto, quienes no moderan el lenguaje de sus pláticas  o incluso gritan, entre otros.

 

Aunque estas actividades “no afecten el desempeño de quien las realiza”, los individuos deben recordar que comparten el espacio laboral con colegas a quienes algunas de sus formas de comportamiento les pueden resultar molestas e incidir indirectamente en su productividad.

 

A continuación conozca algunas formas de proceder que atentan contra  su imagen y el “protocolo en la oficina”:

 

 

Lo más recomendable es que se tome unos minutos para ingerir sus alimentos en casa, en la medida de lo posible evite llegar a desayunar a la oficina. Recuerde que al manipular algún alimento en un espacio cerrado como la oficina, inevitablemente generará aromas en todo el lugar.

 

Además, esperar a tomar sus alimentos hasta llegar a su escritorio implica un espacio mayor de ayuno, comer apurado y entre los quehaceres propios de la jornada laboral, sin percatarse de lo que consume, afecta  la concentración, memoria y a su estado nutricional. 

 

 

Escuchar música mientras se trabaja puede ayudar a las personas a ser más eficientes o concentrarse fácilmente, por lo tanto está bien si eligen su género favorito. Lo que no es correcto es que quiera que todos escuchen lo que a usted le gusta.

 

Lo ideal es que la escuche con un volumen en el que pueda distinguirla, pero que a cinco metros sea difícil de hacerlo. Siempre pregunte a los demás si les molesta lo que escucha. El uso de audífonos es la mejor alternativa.

 

Maricarmen Acevedo, especialista en protocolo empresarial, recomienda que ante el bullicio de compañeros, si afecta su concentración, debe comunicarles que en ese momento se está trabajando y que necesita el “apoyo silencioso”, especificando un rango prudencial para avanzar, o invitarlos a colaborarle asignando tareas, porque es probable que el bullicio sea ocio, ante todo comunicar en buen tono y con invitación al apoyo funcional.

 

 

Un dicho popular dice que ser jefe, no precisamente significa ser líder, hay quienes no saben manejar el don de mando que se le ha otorgado para manejar un grupo y caen en los abusos. 

 

Aunque parezca triste algunos de los empleados tienen como jefe al típico gritón, ante tal situación el autocontrol será su armadura más poderosa, tener claro que significa el respeto, darlos y recibirlo. Cuando otro está exaltado es recomendable permitirle que saque todo lo que quiera decir, sin interrumpirlo. Desde ahí usted puede tener la oportunidad de saber qué está pasando realmente y actuar en consecuencia, sobre todo con madurez profesional.

 

 

La asertividad y proactividad aplicada y los buenos modales, dan la libertad para ser siempre educado, sin importar la falta de respuesta de otros, no se detenga a pensar en eso su deber es saludar, no reclamar o deprimirse por las faltas de respuesta, señala Acevedo.

 

Si se saluda con buen ánimo y no robóticamente a otros, tendrá un buen eco, sonría genuinamente y cuando salude a alguien si lo conoce, personalice, no sólo pronuncie el saludo. 

 

Recuerde, saludar habla bien de cada uno, es la forma de mostrar su cortesía y sobre todo buenos modales, que terminarán por distinguirlo entre los demás. La negación del saludo, es una forma de mostrar hostilidad respecto a la otra persona o grupo de personas. 

 

Hacer omisión de una forma socialmente entendida como de cortesía, supone una actitud negativa hacia esa persona o colectivo, y en el caso del saludo “superficial” o de cortesía, supone un acto de mala educación o de ser antisocial.

 

 

En los lugares de trabajo no falta un compañero confianzudo que confunde las relaciones cordiales y la armonía con el abuso. Maricarmen señala que la forma de atender esta situación, es mantener la serenidad y muchas veces funciona mantener su distancia de seguridad y cercanía, adecuadamente. 

 

Si no hay buenos modales de educación, con su buen ejemplo, poco a poco podrá impactar positivamente, pero no juzgue, es más útil el modelaje.

 

 

La primera impresión es importante, por eso es que vestir bien es uno de lo elementos vitales dentro del protocolo en la oficina. Y para estar  impecable no es necesario invertir mucho dinero en vestuario para ir a trabajar.

 

No es necesario que gran porcentaje de su presupuesto se destine para este tipo de gastos, su inversión de vestuario debe considerar los elementos básicos: cortes tipo sastre para mujeres y hombres. En el caso de mujeres deben evitarse los escotes, las faldas minis y los zapatos abiertos. Se debe tomar en cuenta hasta la altura de los zapatos, no exagere, porque no es una fiesta. Los hombres, sobre todo jóvenes deben evitar los pantalones pegados y no usarlos tan bajo que muestren la “colita”.  Cuide la nitidez de su vestuario, su corte de cabello que refleje profesionalismo y armonice con sus accesorios.

 

 

El trabajo implica comunicarse con colegas, clientes y otros compañeros, otro de los errores que atentan con el protocolo en la oficina son la falta de tacto al recibir llamada telefónicas.

 

Al momento de contestar el teléfono la persona debe tomar en cuenta que no es el de su casa, lo primero debe ser el saludo, identificación de la empresa a la cual representa, su nombre y ofrecer su disposición “para servirle…” y agradecer la llamada, si se compromete a devolver la llamada, cumpla.

 

En la comunicación vía correo electrónico también se debe ser muy educado y diplomático, recuerde que todo lo que se escribe queda, es mejor comunicar con cortesía y respeto con todos. Evite sobre nombres y los excesos, recomienda Maricarmen.

 

 

Lo recomendables es que en la invitación o convocatoria se indique el tipo de vestuario que se sugiere, formar o informal, esto dicta todo. 

 

Evite parecer una persona desconocida o que cambió de giro laboral, cuidar el comportamiento en la mesa y si consume bebidas alcohólicas, sea prudente, no se exceda. Aunque este en un ambiente diferente, eso no significa que puede abusar de la confianza en el trato con sus compañeros o superiores.

 

La indiferencia ante clientes internos y externos, la rigidez al saludar sin tomarse el momento de ver al rostro a los demás, no sonreír, son de los principales detonantes para que se rompa el protocolo.

 

El buen trato, la puntualidad, tiempos de respuesta adecuados, respetar acuerdos,  mantener el tono cortés con todos, todo es clave. Y si no sabe, estudie normas de conducta y buenas costumbres, le ayudarán.

 

El trabajo en equipo también es primordial para no romper las reglas, recuerde las críticas positivas pueden hacerse saludablemente si usted es un buen ejemplo moral y técnico, si duda, primero cambie, pero si tiene esa excelente iniciativa busque al líder del grupo. 

 

Si tiene estos elementos explique el propósito de su propuesta a sus compañeros, beneficios para cada uno y qué redundará para cuidar su empleo y reine la armonía.