La constante búsqueda de la eficiencia

 

 

Las evaluaciones laborales o de desempeño se convierten en la herramienta fundamental para conocer el nivel de competencia y las debilidades del personal, que además se traducen en el rumbo de la compañía.

 

La productividad y competitividad de los empleados continúan siendo dos de las características mejor valoradas por las jefaturas y las empresas en la actualidad. Por eso muchas de las empresas echan mano de la herramienta de la evaluación para medir el grado de eficiencia de sus colaboradores.

 

De acuerdo a Mario Cañas, especialista en coaching, este tipo de evaluaciones deben realizarse de forma sistemática, por lo menos cada tres meses. "En la práctica, muchas empresas evalúan cada año, y a mi criterio, un año es un período demasiado largo para que un evaluador recuerde en forma fidedigna el detalle del comportamiento de sus evaluados", asegura Cañas.

 

Pero ¿qué deben evaluar?, pues aunque lo que se busca es conocer el desempeño del empleado también se debe considerar evaluar la colaboración y deseos de superación de la persona, su responsabilidad e iniciativa al trabajo, actitud positiva, asistencia y puntualidad, disciplina en el trabajo e interacción con los compañeros de trabajo.

 

Tras una evaluación de desempeño, también es importante que el colaborador reciba algún tipo de estímulo -en caso de que amerite-, porque de nada sirve "evaluar por evaluar", lo ideal es que a raíz de las evaluaciones existan incentivos que motiven la mejora constante y sobre todo la competitividad.

 

"Los resultados de esas evaluaciones deben servir al momento de decidir cambios de puestos, asignación de incentivos económicos o necesidad de formación o motivación," señala el profesional. Este procedimiento también debería dar pautas para enfocarse en superar los lados débiles del personal. Además debe ser un proceso sistémico y contínuo, comunicado y establecido previamente en un manual de funciones para evitar sentimientos de acoso laboral o señalamientos personalizados a los empleados.

 

Se recomienda aplicarla cuando una empresa realmente quiere saber si el personal está desarrollando correctamente las funciones para las que un empleado fue contratado y si está acoplándose a las necesidades de la organización.

 

 

La evaluación debe ser un instrumento base para mejorar las funciones del personal, y a través de ese sistema, también se detectan problemas de supervisión, de integración del trabajador en la empresa o en el cargo que ocupa, falta de aprovechamiento de su potencial o de escasa motivación.

 

Al momento del análisis de los resultados, las empresas deben utilizarlas como sinónimos de cambio real en la conducción de su trabajo y del otorgamiento de premios por logros obtenidos, todo dependerá de la visualización del negocio para ejecutar sus evaluaciones.

 

En términos comunes, las evaluaciones permiten clarificar y mejorar el desempeño, crear o fortalecer las políticas de compensación empresariales, analizar y tener bases para las promociones, transferencias y separaciones del personal.

 

También definir las necesidades de capacitación y desarrollo, crear una planeación y desarrollo de la carrera profesional, todo con el enfoque de la mejora constante para beneficio del empleado y la empresa.

 

 

Existen diversas formas para desarrollar evaluaciones al personal, que van desde cuestionarios de preguntas y respuestas básicas a métodos de escalas gráficas, escalas de puntuación, listas de verificación, escalas de calificación conductual, entre otros.

 

Muchos son métodos basados en registros observacionales, tales como los métodos de investigación o verificación en campo,  centrados en el registro de acontecimientos críticos o exitosos y métodos de comparación entre sujetos (por pares, contra el total del grupo, contra tipología exitosa, etc.) o contra estándares (método de puntos comparativos, de evaluación comparativa, de distribución obligatoria).

 

"A mi juicio la más recomendada y poco utilizada es la evaluación de `360 grados´, también conocida como evaluación integral," señala Cañas. Dicha evaluación pretende dar a los empleados una perspectiva de su desempeño lo más adecuada posible, al obtener aportes desde todos los ángulos o cargos: supervisores, compañeros, subordinados, clientes internos y otros.

 

 

- Es un sistema más amplio, pues las respuestas son recolectadas desde varias perspectivas.

 

- Ofrece una mejor calidad de la información (la calidad de las respuestas son más importante que la cantidad de ellas).

 

- Complementa las iniciativas de administración de calidad al hacer énfasis en los clientes internos, externos, y en los equipos.

 

- Reduce el sesgo y los prejuicios, dado que la información procede de más personas, no sólo de una.

 

- La sinergia de los compañeros y los demás podrá incentivar el desarrollo del empleado.

 

 

Una de las mejores formas para detectar a un empleado eficiente es a través de los resultados, “no de lo que diga o crea hacer el empleado”, sino de los hechos que satisfagan a un superior que ha dado lineamientos “precisos y claros” de lo deseado en el trabajo de un colaborador, asegura Mario Cañas.

 

¿Por qué se tiene que tomar en cuenta la claridad y la precisión?, porque muchas veces dan lineamientos genéricos y ambiguos esperando que el empleado los capte y haga lo que tenga que hacer, pero eso desemboca en que el superior o jefe, nunca quede satisfecho, porque esperará recibir lo que no ha dicho que quiere y juzgará lo eficiente de una persona contra lo ineficiente de su comunicación.

 

Lo antes expuesto está íntimamente relacionado con el grado de liderazgo que posee el jefe, para una mayor claridad de la comunicación, también puede auxiliarse de  las instrucciones escritas o electrónicas, estas serán aliadas infalibles para un jefe al momento de medir y esperar resultados de un colaborador. Con esas acciones, evitará las confusiones entre los empleados o esperar algo que no recibirá.

 

 

Al momento de ejecutar las tareas muchas veces aparece la disyuntiva entre lo importante y lo urgente, el especialista afirma que se debe hacer "primero lo primero", y eso debe ser definido por el jefe nunca por el subalterno.

 

Se cree que lo urgente debe ser lo primero y lo importante después o viceversa, pero el único que puede definir la escala de prioridades es el superior que instruye el trabajo, no quién lo ejecuta.

 

 

Delegue: El arte delegar es clave para hacer más en menos tiempo, pero por increíble que parezca, a la fecha existen muchos jefes que no quieren delegar y aún así esperan hacer más. Así obtendrá resultados como:

- Mantener la energía: Si los empleados tienen muchas labores diarias, la energía comienza a disminuir poco a poco y el desempeño es deficiente, en cambio, si se enfoca sólo a un trabajo sin preocupaciones extra la energía se orienta a cumplir con esa responsabilidad.

 

- Evitar la distracción: Es importante buscar apoyo de personas que realmente sepan sobre la labor que se nos ha solicitado para avanzar también en los temas que se dominan.

 

- Aumente la motivación: Se le entrega poder, autoridad, autonomía y responsabilidad, por lo que su autoestima estará constantemente en aumento.

 

- Reducir el estrés: Cuando las empresas cumplen con sus objetivos a corto plazo y están en el camino correcto para los de largo plazo, generará automáticamente satisfacción en el equipo, lo cual aumenta la felicidad, energía y creatividad.

 

- Tendrá resultados en menos tiempo: Para resultados óptimos e inmediatos, es importante utilizar el capital humano en tareas específicas a especialistas y conocedores en el tema.

 

 

La importancia de que se realicen evaluaciones laborales, es porque se genera un panorama del desempeño del personal, además se van midiendo el alcance de las metas.

 

En el caso del Sistema Cooperativo Financiero FEDECACES, se realizan evaluaciones con cada miembro del personal a todos los niveles, a través de una autoevalución que luego revisa el jefe inmediato para comparar con la evaluación que él emite acerca del subordinado, luego se da una entrevista entre jefe y subalterno.

 

Este método se realiza cada seis meses, una en junio para ver cómo avanza el desempeño del empleado y otra en el mes de diciembre, para cotejar los resultados que de ser positivos, se traducen en aumento salarial. También se aplican bonos por cumplimiento de metas, estas relacionadas con el quehacer de cada una de las áreas de la empresa, para ello el empleado debe haber cumplido al menos 90% de sus objetivos.

 

Además de los incentivos para los empleados, los resultados de las evaluaciones deben enfocarse en posteriores capacitaciones para fortalecer aquellas áreas que se mostraron débiles. "La evaluaciones permiten fomentar la identidad y lealtad del talento humano con la empresa y se vuelve parte del crecimiento de la institución", asegura Miriam Campos, gerente de Recursos Humanos del Sistema Cooperativo Financiero FEDECACES.

 

Medir el desempeño del personal, le da a la empresa la ventaja de conocer el nivel de eficiencia de sus empleados, así como la oportunidad de corregir algunas cosas que se están haciendo mal y se pueden mejorar.

 

"Una empresa que no hace evaluaciones de desempeño y cumplimiento de metas, es una empresa que va caminando por inercia y no da muestras de querer incentivar a su personal", Miriam Campos de FEDECACES